Comment calculer les frais de route dans le cadre du transport routier ?

L’exercice du métier de chauffeur routier impose souvent de grands déplacements dans le cadre de leur travail, qui impliquent, à leur tour, des dépenses pour la nourriture et le logement. Pour les entreprises implantées dans le secteur du transport routier, il est alors nécessaire de procéder au calcul des frais de route. Voici comment procéder.

Les frais de route dans le cadre du transport routier définissent, de manière globale, les dépenses engagées par le salarié d’une entreprise de transport routier lorsque celui-ci se retrouve dans l’incapacité de regagner le lieu de son domicile pour prendre le repas et/ou pour dormir. Cette incapacité à regagner le domicile doit être justifiée par la réalisation d’une mission professionnelle.

Les frais de route englobent toutes les dépenses engagées par le chauffeur routier dans le cadre de l’exercice de sa mission, avec plusieurs catégories distinctes.

Les frais de déplacement

Il s’agit des frais engendrés par le déplacement professionnel : frais de transport, mais aussi frais liés aux déplacements, comme les frais de stationnement sur un parking, etc. À noter que dans certains secteurs d’activité, les frais de déplacement font l’objet d’un encadrement spécifique. C’est le cas par exemple dans le secteur du BTP avec les indemnités de grand déplacement.

Les frais de repas

Les frais de repas correspondent aux dépenses engagées par le salarié pour se nourrir de la date de début de la mission à la date de fin. Dans le cadre du transport routier, il existe une distinction entre :

Le remboursement des frais de route fait l’objet d’un accord entre l’employeur et le salarié, via, le plus souvent, la signature d’une convention collective (voir plus bas). Les conditions d’éligibilité ainsi que les montants des frais de route peuvent varier d’une entreprise à une autre. Il existe en revanche une grille d’indemnités minimales applicable dans chaque entreprise de transport routier concernée par les frais de route.

Chaque année, l’Urssaf établit un barème de remboursement des frais de route. Pour l’année 2023, voici le barème à suivre :

Les entreprises implantées dans le secteur du transport routier sont tenues de procéder au remboursement des frais de route de leurs salariés dans le respect de la législation en vigueur.

Les obligations légales et règlementaires

La Convention collective nationale des transports routiers et activités auxiliaires du transport du 21 décembre 1950 fixe de manière globale les règles et les obligations légales des professionnels du transport. Le protocole relatif aux frais de déplacement des ouvriers dans les entreprises de transport routier de marchandises (TRM) détermine les taux applicables pour le remboursement des frais de route.

Les accords collectifs et individuels

En pratique, chaque entreprise a la possibilité de mettre en place des accords collectifs ou individuels avec ses salariés (par le service des syndicats) au sujet des frais de route. Ces accords peuvent être profitables aux salariés avec des indemnités de remboursement supérieures aux indemnités minimales.

Les conséquences en cas de non-respect des obligations

Toute entreprise du secteur du transport routier qui ne respecte pas ses obligations s’expose à des poursuites. Dans le contexte des frais de route, l’employeur qui ne rembourse pas les frais de route de ses salariés peut se voir assigné par les salariés devant le conseil de prud’hommes.

Comme d’autres catégories de véhicule, les véhicules destinés au transport routier empruntent très régulièrement l’autoroute. Parmi les frais de déplacement, les frais de péage peuvent représenter une part importante des dépenses. Il existe des solutions, comme le télépéage poids lourds et les abonnements télépéage pour les professionnels, pour permettre de limiter les frais de route.