La gestion de flotte automobile : comment optimiser et réduire le TCO ?

Bien que nécessaire à l’activité professionnelle, la flotte automobile représente un poste de dépense conséquent qui ne demande qu’à être optimisé. Un indicateur clé sur lequel agir est le coût total de possession, ou Total Cost of Ownership (TCO). Il s’obtient en additionnant les coûts annuels fixes et variables de chaque véhicule appartenant à une flotte, pour obtenir une estimation réelle de leur poids dans la trésorerie. Dans cet article, nous allons expliquer l'importance de la gestion de flotte, les indicateurs de performance à suivre, et surtout, comment réduire le TCO.

La gestion de flotte automobile est un ensemble d’actions mises en place pour permettre à un parc de véhicules de fonctionner efficacement, en toute sécurité et conformément aux normes en vigueur. Elle inclut toutes les opérations de maintenance préventive (révisions, vidanges, contrôle des freins…), correctives (réparations mécaniques, électriques…), les opérations de suivi de coûts, de gestion de sinistres/accidents et de contrôles techniques.

Les entreprises accordent de l’importance à la gestion de leur flotte automobile pour plusieurs raisons. Elle leur permet d’analyser leurs dépenses, ce qui facilite l’identification des coûts cachés souvent sous-estimés et l’amélioration des comportements de conduite. Par exemple, une entreprise pourrait découvrir que l’inactivité prolongée des véhicules en marche contribue à une surconsommation de carburant. Elle conseillera donc aux collaborateurs d’éteindre leur moteur lorsqu’ils sont à l’arrêt.

Une bonne gestion de flotte automobile leur garantit sécurité et fiabilité. Les entreprises sont conscientes des enjeux de la sécurité des personnes sur leur lieu de service et au cours de leurs déplacements professionnels. C’est pourquoi, elles ont le devoir de s'assurer que tous les véhicules de leur flotte sont gérés minutieusement.

Enfin, la gestion de flotte automobile facilite la prise de décisions. Grâce à la télématique embarquée — technologie utilisée pour collecter et analyser les données des véhicules — toutes les données de la flotte sont centralisées dans un tableau de suivi. Grâce à ces données, le pilotage se fait en temps réel et des décisions stratégiques éclairées peuvent être prises.

Les indicateurs de performance (KPI) de la gestion de flotte automobile sont des métriques utilisées pour évaluer l'efficience et l’efficacité d’une flotte de véhicules par rapport à des objectifs prédéfinis. Ils fournissent des informations utiles qui permettent de répondre aux questions telles que : quels leviers peuvent être actionnés pour améliorer la performance opérationnelle ? Faut-il réduire les dépenses sur ce poste ? Comment améliorer le taux de disponibilité de la flotte ?

Ces KPI agissent comme des panneaux de signalisation, aidant les entreprises à maîtriser leurs opérations mensuelles et à effectuer toutes sortes d’analyses et optimisations. Les 4 indicateurs de performances clés dans la gestion de flotte automobile sont :

Puissant aide à la prise de décision, Le TCO est le premier indicateur surveillé lorsqu’on possède un parc automobile. Il comprend tous les coûts associés à l’acquisition et à l’exploitation d’un véhicule tout au long de sa vie : l’entretien, la consommation de carburant, les forfaits télépéage, le loyer (s'il s’agit d’une LMD par exemple), l’amortissement, les frais réglementaires, les charges fiscales, les cartes grises, etc.

Le coût total de maintenance mesure le temps pendant lequel un ou plusieurs véhicules de la flotte ont été hors-service. Cet indicateur de performance repose sur la capacité qu’à une entreprise à minimiser les temps d’arrêt de ses véhicules. Par exemple, certains modèles de voiture connaissent des périodes de réparation supérieures à la moyenne à cause de la rareté des pièces, des coûts de réparation trop élevés ou des délais longs.

Sans carburant, la flotte automobile est inexploitable. C’est l’un des coûts les plus difficiles à maîtriser du fait des fluctuations de prix sur le marché. Cependant, il peut être considérablement réduit si une bonne optimisation des itinéraires est faite.

💡 : Privilégier des voitures qui consomment moins de carburant pour les longues distances et électrifier une partie de sa flotte automobile peut aboutir à une réduction des charges.

Les excès de vitesse, les freinages brusques, les infractions routières et les frais d’amendes représentent un risque financier non négligeable pour les entreprises. 

💡 : Avec l'évolution des infrastructures routières, notamment le péage en flux libre, vos collaborateurs peuvent passer sous un péage sans s'en rendre compte, étant donné qu’il n'y a pas de barrières physiques. Ce type d'oubli entraîne des amendes automatiques pour non-paiement. Le pass télépéage est une solution qui permet de régler automatiquement les péages et d’éviter ce type d’incidents.

Le calcul du TCO est devenu incontournable pour les entreprises soucieuses d’optimiser leurs coûts tout au long du cycle de vie de leur flotte automobile. C’est un indicateur qui permet non seulement d’optimiser les dépenses directes et indirectes, mais aussi d’assurer une meilleure maîtrise des véhicules. En parallèle, il permet d’apprécier le ROI et de prendre des décisions stratégiques. À long terme, la maîtrise du TCO favorise l'amélioration durable des performances financières.

Les coûts associés au TCO se décomposent en trois grandes catégories : les dépenses d’investissement, les dépenses opérationnelles et les dépenses administratives. Les premières concernent les coûts d’achat, de fonctionnement et d’entretien des véhicules. Les secondes regroupent l’ensemble des coûts récurrents liés à l’utilisation et aux comportements de conduite. Les troisièmes englobent les coûts de traitement tels que la gestion des assurances, les taxes, les cartes grises, ou encore les contrats de location ou de leasing. Ces dépenses couvrent également les outils et logiciels nécessaires pour suivre les performances de la flotte, ainsi que les ressources humaines affectées à cette tâche (gestionnaires de flotte).

Ces trois grandes catégories de coûts sont réparties tout au long du cycle de vie de chaque véhicule de la flotte : 

• Début de vie : correspond à la phase d’acquisition et de mise en service.
• Milieu de vie : couvre la période d'utilisation et inclut les coûts d’exploitation, d’entretien ou de réparations éventuelles.
• Fin de vie : englobe les coûts associés à la mise hors service, comme le recyclage, la destruction ou le remplacement d’une ou plusieurs voitures.

Parmi les différentes approches qui permettent de calculer le TCO, celle basée sur les coûts reste la plus utilisée. Elle repose sur la somme de tous les coûts directs et quantifiables engendrés au cours du cycle de vie des véhicules.

L’approche basée sur la valeur, bien que moins utilisée, peut être utile pour évaluer des aspects qui ne sont pas directement quantifiables, mais qui ont un impact financier à long terme (les comportements de conduite par exemple). Une approche comme celle-ci permet d’aller au-delà de la valeur monétaire en considérant les impacts de chaque action sur le long terme.

La méthode ABC (Activity-Based Costing), qui consiste à attribuer les coûts en fonction de l’utilisation réelle et spécifique des véhicules d’une flotte, est particulièrement utile pour les grandes flottes automobiles. Cette approche permet de répartir les coûts selon les usages réels de chaque véhicule, ce qui est essentiel lorsqu’ils sont utilisés de manière variable (par exemple, pour des missions courtes ou longue distance, des marchandises lourdes ou légères à transporter). 

Il n’existe pas de règle absolue pour déterminer ce qui doit être inclus dans le calcul du TCO. Cela dépend de chaque entreprise et du secteur dans lequel elles évoluent. Cependant, la formule de base est toujours la même :

TCO = coût d’achat initial ou loyer + coût de gestion + coût de sinistralité + coût énergétique + coût pneumatique

Le TCO a un impact direct sur la rentabilité financière d’une entreprise. Mal optimisé, il peut lui coûter des milliers d’euros inutilement. Ainsi, lorsqu’on parle de gestion de flotte automobile, c’est le premier indicateur que l’on va chercher à réduire. 

Une entreprise peut réduire considérablement le TCO de sa flotte automobile en appliquant les conseils ci-dessous.

Externaliser ou internaliser les processus

Un choix stratégique s’impose : gérer la flotte en interne ou confier cette tâche à un prestataire externe spécialisé. L’externalisation totale n’est pas indispensable pour réduire le TCO. Par exemple, une entreprise peut déléguer uniquement certaines tâches spécifiques, comme l’acquisition de véhicules ou la gestion des risques, tout en conservant le contrôle sur d'autres aspects opérationnels. Cette approche hybride permet d’accéder à une expertise pointue tout en maîtrisant les coûts et en restant agile dans ses décisions.

Réduire la taille de la flotte automobile

Si certains véhicules de la flotte automobile sont sous-utilisés, le moyen le plus évident de réduire le TCO est de s’en déposséder. Le type de véhicules dont les collaborateurs ont besoin est également un facteur à prendre en compte. Toutes les fonctionnalités supplémentaires impacteront le coût total de possession globale de la flotte automobile.

Proposer des indemnisations

Plutôt que de fournir des véhicules directement aux employés, une entreprise peut opter pour le versement d’indemnités. Ce type d’indemnités permet aux employés de compenser leurs dépenses. Ils ont la liberté de louer leur propre véhicule en cas de besoin ce qui offre plus de flexibilité. Pour une entreprise, cette option permet de réduire certains coûts fixes que l’on associe souvent à la gestion d’une flotte automobile.

Cependant, il est plus difficile de garantir que les véhicules choisis par ses collaborateurs sont bien entretenus et cochent toutes les cases en termes de sécurité.

Optimiser la gestion du carburant

Instaurer une politique d'éco-conduite visant à limiter la vitesse excessive, les arrêts prolongés, les freinages brusques et les accélérations soudaines peut considérablement réduire les coûts énergétiques. De plus, des outils d'optimisation de trajet permettent de sélectionner les itinéraires les plus rentables en termes de temps et de carburant. Enfin, lorsque cela est possible, l'adoption de véhicules hybrides, électriques ou fonctionnant avec des carburants alternatifs constitue une solution durable et rentable sur le long terme.