Voiture de fonction : quels sont les frais à la charge de l’employeur ?

En France, de nombreux salariés disposent d’une voiture de fonction mise à leur disposition par leur employeur afin de pouvoir effectuer les déplacements inhérents à l’exercice de leur activité professionnelle. Une situation qui présente de multiples avantages pour les employés, et qui occasionne quelques frais du point de vue de l’employeur.

Coût d'acquisition et d’entretien

C’est le premier élément qui réjouit la majorité de celles et ceux qui bénéficient d’une voiture de fonction dans le cadre de leur activité professionnelle. Le coût d’acquisition du véhicule destiné à devenir un véhicule de fonction est intégralement pris en charge par l’employeur. Autrement dit, le salarié ne débourse pas un centime pour pouvoir rouler au volant de sa voiture de fonction. Il réalise, de fait, d’importantes économies puisque les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule pour la vie professionnelle représentent une part conséquente du budget des ménages. De la même manière, le salarié est dispensé des frais d’entretien du véhicule. Les entreprises ont en effet pour mission d’assumer l’entretien des voitures de fonction. À noter que le coût d’achat d’une voiture de fonction et les dépenses inhérentes à son entretien représentent la plus grosse partie des frais de l’employeur.

Frais liés au carburant

Autre poste de dépense important, les frais de carburant font également partie des frais de l’employeur. Un salarié qui bénéficie d’une voiture de fonction ou d’un véhicule de société voit en effet, le plus souvent, ses frais de carburant pris en charge par l’entreprise. Il existe dans ce domaine plusieurs options de remboursement, avec :

À noter que pour les salariés qui profitent d’un véhicule de fonction électrique, les frais de recharge (dépenses d’électricité et coût d’installation de la borne de recharge) sont également assumés par l’employeur.

Assurance

D’un point de vue légal, l’entreprise est tenue de souscrire un contrat d’assurance pour assurer les véhicules de société qui constituent sa flotte auto. Le salarié, lui, en est donc dispensé. Au même titre qu’un particulier cherchant à souscrire un contrat d’assurance auto, l’entreprise dispose de plusieurs possibilités avec différents types de couverture. Les compagnies d’assurances sont nombreuses à proposer des offres étudiées pour les professionnels, avec des prestations et des tarifs qui varient selon la formule souscrite.

Frais de location

Pour les entreprises qui souhaitent limiter leur investissement dans l’acquisition d’une flotte auto, il existe une alternative : la location. On retrouve aujourd’hui sur le marché de nombreux acteurs de la location de voitures de fonction avec, pour les employeurs :

Évaluation des frais annuels

De nombreux éléments entrent en jeu dans une évaluation des frais annuels d’une voiture de fonction. Les charges liées à la voiture de fonction regroupent en effet l’ensemble des frais propres à l’employeur listés ci-dessus, avec les dépenses d’acquisition ou de location, les frais de carburant, les frais d’assurance, les frais d’entretien, etc. À ces frais annuels viennent s’ajouter d’autres types de dépenses, comme les frais de péage et/ou de parking, ainsi que les différentes taxes et charges sociales. Le calcul des frais annuels varie par ailleurs en fonction du type de véhicule choisi comme voiture de fonction (entrée de gamme, milieu de gamme, haut de gamme) et de son usage (ponctuel, quotidien, courts trajets, longs déplacements, etc.).

Frais liés à l'utilisation professionnelle et personnelle

Selon les accords signés avec l’entreprise, un salarié qui bénéficie d’une voiture de fonction peut être autorisé à utiliser son véhicule en dehors des horaires de travail, pour des déplacements personnels (à la différence d’une voiture de société qui, elle, est exclusivement réservée à un usage professionnel). Dans ce cas de figure, le salarié profite de ce qui est considéré comme un avantage en nature, avec toutes les implications que cela engendre en termes de fiscalité. Les dépenses effectuées en lien avec la voiture de fonction et les frais de l’employeur entrent ainsi en jeu dans la définition du salaire de l’employé. Elles sont également prises en compte dans le calcul des cotisations sociales pour l’entreprise.

Prix des véhicules de fonction

Le prix d’une voiture de fonction varie selon les mêmes critères que le prix d’une voiture particulière, avec :

Pour les employeurs, il convient de sélectionner avec attention la voiture de fonction idéale en tenant compte des besoins de l’entreprise. Choisir un gros SUV diesel pour se rendre chez des clients afin de vanter les avantages d’un produit axé sur la transition énergétique n’est peut-être pas la démarche la plus judicieuse…

Si la mise à disposition d’une voiture de fonction présente tout un tas d’avantages pour les employés (économies d’achat d’un véhicule, économies de carburant, sécurité accrue au volant avec, souvent, l’utilisation d’un véhicule récent, etc.), elle implique aussi des inconvénients et des défis pour l’employeur. L’entreprise doit ainsi assumer :

Néanmoins, la mise à disposition d’une voiture de fonction constitue très souvent un avantage concurrentiel pour séduire de nouveaux collaborateurs.

Avec des frais d’employeur significatifs, la mise à disposition d’une voiture de fonction représente un certain coût pour l’entreprise et, à l’inverse, un véritable bénéfice pour le salarié. Dans un contexte de transition énergétique, les entreprises qui souhaitent se lancer dans cette initiative ont tout intérêt à privilégier les voitures de fonction électriques. Au-delà de l’aspect environnemental (et légal avec le respect des contraintes imposées par l’Union européenne), le choix de la voiture électrique comme véhicule de fonction délivre en effet quelques avantages pour diminuer le montant des frais propres à l’employeur.