Un salarié doit-il utiliser son véhicule personnel ou une voiture de société ?

En France, nombreuses sont les entreprises qui prennent la décision de mettre à disposition de leurs salariés un véhicule de société. Dans ce type de situation, le salarié est-il tenu d’utiliser la voiture de société ou peut-il utiliser son véhicule personnel ? Éléments de réponse.

C’est l’argument principal qui plaide en faveur de l’utilisation d’un véhicule de société : les économies réalisées par le salarié. En profitant d’un véhicule de société pour ses déplacements professionnels, le salarié s’épargne toutes les dépenses relatives à l’usage d’un véhicule personnel. Il s’agit évidemment des dépenses de carburant (ou d’électricité pour les véhicules électriques), mais aussi de toutes les dépenses relatives à l’entretien du véhicule (usure des pièces mécaniques à remplacer, etc.), ou même au stationnement (avec l’utilisation possible de la carte de stationnement professionnel). Sous réserve de disposer d’un autre véhicule personnel (conjoint(e) par exemple) et/ou de pouvoir profiter du véhicule d’entreprise pour ses déplacements personnels (voir plus bas), le salarié peut également être dispensé de l’achat d’un véhicule personnel. À la clé, des économies substantielles qu’il convient toutefois de compenser avec la fiscalité liée à l’utilisation d’un véhicule de société (voir plus bas).

Quid de l’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels ?

À l’inverse de la situation décrite ci-dessus, il peut arriver qu’un salarié soit amené à utiliser son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. Dans ce cas, il perçoit un remboursement de ses dépenses via des indemnités kilométriques dont le barème est fixé par l’administration fiscale. Sauf si l’usage du véhicule personnel à des fins professionnelles est stipulé dans le contrat de travail, le salarié demeure néanmoins en droit de refuser l’utilisation de son véhicule personnel pour un déplacement professionnel.

Tout est une question de contrat souscrit entre l’employeur et le salarié. Certaines entreprises n’autorisent en effet l’usage de véhicules de société que pour les seuls déplacements professionnels (le salarié est même invité à se rendre sur son lieu de travail par ses propres moyens). D’autres entreprises accordent à leurs salariés la possibilité d’utiliser le véhicule de société mis à leur disposition pour effectuer des trajets personnels (conduire les enfants à l’école, aller faire ses courses le week-end, etc.). Dans le deuxième cas, l’usage personnel d’un véhicule de société est considéré comme un avantage en nature. Celui-ci est mentionné sur la fiche de paie du salarié et pris en compte pour le calcul des cotisations sociales. L’administration fiscale considère en effet les dépenses non supportées par le salarié pour effectuer ses déplacements (pas d’achat de véhicule, pas de frais de carburant, pas de frais d’entretien ou de réparation, etc.) comme un avantage sur le plan économique.

Quelles sanctions en cas d’usage abusif du véhicule de société ?

Tout salarié qui utilise un véhicule de société pour ses déplacements personnels (pour se rendre en vacances par exemple), sans l’accord de l’entreprise, s’expose à des sanctions pouvant aller jusqu’au licenciement pour cause réelle et sérieuse. Pour légitimer le licenciement de son salarié, l’entreprise doit toutefois être en mesure de dénoncer les faits dans un délai de deux mois après leur survenue. Elle ne doit pas, par ailleurs, avoir toléré l’usage abusif du véhicule de société par le passé.

En théorie, le véhicule de société ne peut être utilisé par le salarié (ou le dirigeant) que pour réaliser les déplacements professionnels sur le temps de travail effectif. Le temps de trajet domicile-travail ne constituant pas un temps de travail effectif, le salarié est normalement tenu d’effectuer ce trajet à l’aide de son véhicule personnel, à moins d’avoir une voiture de fonction. En pratique, de nombreuses entreprises étendent néanmoins l’utilisation du véhicule de société aux trajets domicile-travail.

Les frais d’entretien, d’assurance, de carburant et de réparation des véhicules de société sont assumés financièrement par l’entreprise qui en est propriétaire (ou locataire). L’employeur peut toutefois décider de déléguer l’entretien du véhicule de société au salarié, sous réserve de l’en avoir informé de façon explicite au préalable.

Tout salarié qui utilise son véhicule personnel dans un cadre professionnel (pour se rendre au travail et/ou pour réaliser des déplacements professionnels) peut percevoir une indemnité de frais kilométriques. Il peut s’agir de remboursement des frais kilométriques de la part de son employeur, mais aussi de l’option "frais réels" lors de la déclaration de revenus (en lieu et place de la déduction forfaitaire de 10 %).

Pour l’entreprise, la mise à disposition de véhicules de société aux salariés a des conséquences en termes de fiscalité avec, entre autres :

Trancher entre l'utilisation d’un véhicule de société ou d’un véhicule personnel pour réaliser des déplacements professionnels doit tenir compte de l’ensemble des critères de choix évoqués ci-dessus avec, en particulier, la prise en compte de l’avantage en nature et des indemnités kilométriques. Dans la majorité des cas, il s’avère plus avantageux pour le salarié de profiter d’un véhicule de société plutôt que d’avoir à utiliser son véhicule personnel pour réaliser un déplacement professionnel.