Les entreprises individuelles peuvent-elles bénéficier de l’indemnité de frais kilométriques ?

Vous avez créé votre entreprise, et vous utilisez votre véhicule personnel pour vos déplacements professionnels ? Sachez que vous pouvez prétendre à l’indemnité de frais kilométriques. Définition, conditions d’éligibilité, procédure, voici l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles.

L’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles (sans salariés) désigne une indemnité destinée à couvrir les frais engagés par un individu qui utilise son véhicule personnel afin de répondre à des besoins professionnels. Il s’agit de permettre à l’individu de compenser les frais relatifs à l’usage de son véhicule personnel (comme le carburant) dans le cadre professionnel, via une déduction fiscale.

Le régime fiscal et social de l’entreprise est le principal critère d’éligibilité à l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles. Les entreprises individuelles créées sous le statut d’EI (entreprise individuelle) ou d’EIRL (entreprise individuelle à responsabilité limitée) et soumises à l’impôt sur le revenu sont ainsi éligibles au dispositif, à condition de ne pas avoir fait le choix de l’impôt sur les sociétés. Les micro-entreprises (avec pour seul effectif l'auto-entrepreneur) ne peuvent pas de leur côté prétendre à l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles.

L’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles ne couvre pas toutes les dépenses engagées lors de l’utilisation du véhicule. Les frais de péage, comme les frais de stationnement sur un parking, ne sont pas pris en compte dans les indemnités kilométriques. Leur remboursement, lorsqu’il a lieu, s’effectue via le dispositif de note de frais. Les offres télépéage Ulys telles que l’offre Ulys Pass permettent de mieux gérer ce type de dépenses.

Comment déclarer ces frais ?

La déclaration des frais kilométriques se fait au moment de la déclaration des revenus de l’entreprise, de façon similaire à la déclaration des autres charges. Dès lors que les frais kilométriques apparaissent dans la comptabilité de l’entreprise, les déductions fiscales s’appliquent. Il existe pour cela un barème kilométrique établi par l’administration fiscale, qui tient compte du type de véhicule (puissance fiscale) et du nombre de kilomètres parcourus pour en déterminer le montant. À noter qu’il existe des plafonds au versement de l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles. L’excédent est alors considéré comme un avantage en nature soumis au prélèvement de cotisations sociales et fiscales. Les néophytes en fiscalité peuvent s’appuyer sur les services de conseillers fiscaux pour effectuer cette déclaration.

Les documents à conserver et leur présentation au fisc

Pour les entreprises qui souhaitent bénéficier de l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles, il est important de pouvoir justifier l’utilisation professionnelle du véhicule et les dépenses engagées. Il est alors nécessaire de conserver chaque justificatif de déplacement, comme les factures, les relevés de banque, etc. À noter que le trajet domicile-lieu de travail est exclu de l’indemnité des frais kilométriques, sauf s’il n’existe pas de solutions de transport alternatives. L’administration fiscale se réserve enfin le droit de contrôler la véracité des informations déclarées au titre de l’indemnité de frais kilométriques pour les entreprises individuelles.