Remboursement des frais kilométriques 2023 : comment le calculer ?

Le remboursement des frais kilométriques fait l’objet de nombreuses interrogations, à la fois du côté des entreprises et du côté des salariés qui peuvent en bénéficier. Ulys vous résume l’essentiel de ce qu’il faut savoir sur le remboursement des frais kilométriques, et vous délivre ses conseils pour bien le calculer.

Définition

Le remboursement des frais kilométriques est une pratique courante dans l’univers professionnel. Lorsqu’un salarié (le plus souvent) utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il n’est pas rare que les dépenses de carburant inhérentes à ses déplacements soient prises en charge par son employeur. La loi prévoit d’ailleurs un cadre légal à ce dispositif de remboursement des frais kilométriques, avec des conditions d’éligibilité et des barèmes à appliquer.

Les conditions d’éligibilité

Le remboursement des frais kilométriques concerne principalement les salariés et les dirigeants des entreprises, et les entrepreneurs individuels qui déclarent leurs revenus en BNC. Le dispositif s’applique à l’ensemble des véhicules motorisés, sous réserve :

Remboursement pour les trajets domicile-travail

Le remboursement des frais kilométriques pour les trajets domicile-travail fait l’objet d’une situation à part. Dans ce domaine, il est nécessaire de tenir compte de la distance entre le lieu de travail et le domicile du salarié, et de la possibilité ou non pour ce dernier de prendre les transports en commun. Pour pouvoir bénéficier du remboursement des frais de trajet domicile-travail, le salarié doit être contraint de prendre son véhicule pour se rendre sur son lieu de travail en raison de l’absence de solution de transport en commun, ou d’une durée de trajet en transport en commun supérieure à 1 h 30.

Barèmes kilométriques 2023 pour différents véhicules

Le calcul des frais kilométriques s’appuie sur des barèmes délivrés chaque année par l’administration fiscale. Ces barèmes permettent d’évaluer le montant des frais kilométriques en intégrant les frais de carburant, mais aussi les frais d’entretien du véhicule, le coût de l’assurance auto, etc. Ils tiennent compte de la puissance administrative du véhicule (en CV) et de la distance parcourue. Il existe par ailleurs une distinction entre les barèmes kilométriques applicables aux voitures à moteur thermique, les barèmes kilométriques applicables aux véhicules électriques, les barèmes kilométriques applicables aux deux-roues, etc.

Le barème en 2023

Chaque année, l’administration fiscale dévoile les nouveaux barèmes pour le remboursement des frais kilométriques. Dans un contexte d’inflation du prix des carburants, le gouvernement français a souhaité revaloriser en 2023 ces barèmes de 5,40 %. Pour 2023, on retrouve ainsi le barème kilométrique suivant pour les voitures (en euros) :

Calcul des indemnités : frais réels ou abattement forfaitaire

Les dépenses relatives à l’utilisation d’un véhicule personnel pour une activité professionnelle peuvent faire l’objet d’un remboursement sous deux formules distinctes :

Selon les situations, il peut être préférable d’opter pour l’une ou pour l’autre de ces deux solutions.

Moyens de transport alternatifs : le forfait mobilités durables

Dans un contexte de développement des solutions de transports alternatifs à la voiture et de promotion des modes de transport écologiques, l’État accompagne celles et ceux qui font le choix du vélo ou du covoiturage pour effectuer leurs trajets professionnels. En 2023, le forfait mobilités durables se substitue ainsi aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.

Procédures pour les entreprises et les salariés

Le remboursement des frais kilométriques fait l’objet d’une déclaration fiscale, à la fois pour le salarié qui en bénéficie et pour les entreprises. Du côté des entreprises, la déclaration des frais kilométriques s’opère de la même manière que pour les autres charges, et fait l’objet de déductions fiscales. À noter qu’il existe des plafonds pour les exonérations sociales et fiscales : au-delà de ces plafonds, les sommes versées aux salariés sont définies comme un avantage en nature soumis au prélèvement de cotisations sociales et fiscales.

Justification des frais kilométriques

Quel que soit le montant, quel que soit le type de déclaration, le salarié et l’entreprise sont tenus de pouvoir justifier les frais kilométriques en cas de contrôle par l’administration fiscale. Il convient ainsi de conserver toutes les notes de frais et les documents relatifs aux dépenses engagées pour les déplacements professionnels, comme les factures, les relevés de banque, etc. À noter que dans ce domaine, l’abonnement télépéage Ulys permet aux gestionnaires de flotte auto un meilleur suivi des frais de péage et autres frais d’autoroute, avec un accès à toutes les informations depuis un espace personnel en ligne.

En apparence complexe, la question du remboursement des frais kilométriques est en pratique extrêmement simple à gérer. Il suffit en effet de se référer aux barèmes de frais kilométriques applicables en tenant compte de la puissance fiscale du véhicule concerné et du nombre de kilomètres parcourus. Dans certains cas, la déduction forfaitaire automatique de 10 % concédée par l’administration fiscale peut s’avérer plus avantageuse que l’option du remboursement des frais kilométriques via les frais réels.